Nommer la tâche client et les rôles
Choisissez la tâche récurrente : envoyer une demande, fournir des documents, approuver, suivre, télécharger ou communiquer sur un service actif. Séparez clients, administrateurs clients et personnel interne.
Pour chaque rôle, listez vue, création, modification, approbation et téléchargement. Incluez anciens clients, remplaçants et changements d'équipe. Les droits ne peuvent attendre la fin du design.
- Tâche client principale
- Rôles externes et internes
- Relations entre organisations et contacts
- Retrait et réattribution des accès
Définir données, statuts et actions
Identifiez la source officielle des clients, projets, demandes, documents et statuts. Décidez ce qui est copié, synchronisé ou lu en direct. Si deux systèmes modifient un champ, définissez les conflits.
Rédigez les statuts en langage client et précisez les actions possibles. Évitez les codes internes ambigus. Les notifications doivent mener à une action utile.
- Source officielle de chaque donnée
- Statut visible et explication
- Actions et validation à chaque étape
- Déclencheur et destinataire de notification
Planifier ensemble identité, confidentialité et support
Définissez invitation, authentification, vérification, récupération et suppression. Accordez le minimum d'accès et testez la séparation entre organisations. Les documents sensibles peuvent exiger des contrôles renforcés.
Proposez un support visible pour connexion, données fausses et service. Déterminez qui corrige et ce qui se passe hors horaires. Les affirmations doivent refléter l'hébergement et les processus réels.
- Invitation et récupération de compte
- Tests d'accès entre organisations
- Contrôles de conservation et téléchargement
- Responsable du support et escalade
Cadrer et tester une première version
Choisissez une tâche complète et prototypez-la avec du contenu représentatif. Testez mobile, noms longs, données absentes, liens expirés, mauvais droits et actions interrompues. Chaque état client doit avoir un responsable interne.
Définissez achèvement, contacts support, documents manquants, délai et usage de l'ancien canal e-mail. Commencez si possible avec un groupe limité, corrigez puis élargissez.
- Une tâche complète en première version
- Tests de données et d'exceptions
- Administrateur et plan de support
- Référence, groupe pilote et revue
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Un portail doit-il afficher des données en temps réel ?
Seulement si un délai trompe le client ou bloque une action. Une synchronisation planifiée peut suffire si l'heure d'actualisation est claire.
L'e-mail doit-il rester comme solution d'envoi ?
Une solution de transition délimitée est possible, avec responsable et règle de rapprochement. Un processus parallèle permanent crée des doublons.
Le portail peut-il utiliser notre CRM ?
Souvent oui, via API ou synchronisation contrôlée. Vérifiez droits, propriété, limites et gestion des erreurs avant d'en dépendre.